کسب اعتماد کارکنان؛ کلید بازگشت به کار - شیوا مارکت

کسب اعتماد کارکنان؛ کلید بازگشت به کار

به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از deloitte، طبیعی است که مدیران و شرکت ها چنین نگرانی هایی داشته باشند. به هر حال پژوهش ها نشان می دهند کمتر از یک سوم (32 درصد) از شاغلان احتمال بازگشت خود به محیط کار را بالا می دانند. تردید در بازگشت به محل کار تا حد زیادی می تواند ناشی از بی اعتمادی به کارفرما، همکاران و سایر افرادی باشد که در محیط کار با آن ها تعامل خواهند داشت. از این رو، مدیران باید همزمان با تغییر و بازنگری در محیط های کار، به کوشش برای ایجاد اعتماد و بازگرداندن آن به کارکنان خود اقدام نمایند. اعتماد، عامل مهمی در موفقیت های کوتاه مدت و بلندمدت است؛ چراکه به جز زمینه سازی برای بازگشت کارکنان به محیط کار، بر انگیزه و بهره وری آن ها هم اثرگذار خواهد بود.

درک کارکنان

همزمان با مشغله شرکت ها در بازنگری و بازطراحی محیط های کار، پرسنل آن ها نیز در حال انطباق با شرایط کاری جدید بوده اند. بخشی از آن ها که مجبور به کار از خانه بوده اند، باید فضایی برای کار پیدا می کردند، زیرساخت ها و امکانات لازم را فراهم می آوردند، برنامه ها و عادت های کاری جدید برای خود ایجاد می کردند و بر چالش هایی مانند سروصدای خانه غلبه می کردند. تمام این چالش ها در شرایطی بود که بسیاری از آن ها از حضور در اجتماع هم محروم شده بودند.

براساس این چالش ها و مسائل می توان انتظار داشت که بعضی از کارکنان ترجیح دهند به شیوه های قدیمی انجام کار ها بازگردند. اما برای درک کامل کارکنان، در پژوهشی کوشش شد تا تجربیات و رضایت آن ها از شیوه های قدیمی کار، تجربیات و رضایت آن ها از شیوه های دورکاری و انگیزه ها و مشوق های آن ها برای بازگشت به محیط کار آنالیز گردد.

به طور کلی، تعیین شد کارکنانی که با آن ها به مصاحبه پرداختیم، به شدت انعطاف پذیر، خلاق و توانمند در ایجاد رویه های کاری جدید برای خود بوده اند. بسیاری از آن ها حتی بیش از تصوراتشان توانسته اند بر مسائل غلبه نمایند و به اثربخشی بالایی در مشاغل خود برسند. ما با ادغام این یافته ها با علم سازمانی و رفتارشناسی و البته پژوهش های مرتبط با اعتمادسازی، چارچوبی برای مدیران طراحی کردیم تا براساس آن بتوانند احتمال بازگشت کارکنان به محیط های کار را افزایش دهند. علاوه بر آن، این چارچوب می تواند نشان دهد که شیوه بازگشت به کار باید چگونه باشد.

تعریف اعتماد

اعتماد اینگونه معنا می گردد: تمایل ما برای آسیب پذیر بودن در برابر اقدامات دیگران؛ به این دلیل که به نیت های خوب آن ها و رفتار مناسبشان در قبال خود باور داریم. ما به این دلیل تمایل به اعتماد کردن به دیگران داریم که معتقدیم آن ها به دنبال تامین منافع ما بوده، قصد سوءاستفاده ندارند و به دلیل حفاظتشان از منافع ما، نتایجی بهتر از اکنون برایمان به ارمغان خواهند آورد. اعتماد یک نیروی ثابت و تغییرناپذیر نیست که شرکت ها از ذی نفعان خود به دست آورند.

مورد اعتماد بودن، احتیاجمند تصمیم های مطلعانه روزانه شرکت ها و مدیران آن ها برای بهبود روابط با ذی نفعانشان است؛ تصمیماتی که به منافع دوطرفه بینجامد. اعتماد را می توان یک مبادله ملموس ارزش ها و منافع دانست که از جنبه های مختلف عملی و انسانی باشد. مدیران شرکت ها می توانند به وسیله خوش قولی و خوش قلبی (یا همان نیت های خود) به ایجاد اعتماد و حفظ آن اقدام نمایند. خوش قولی به عمل براساس گفته ها گفته می گردد و خوش قلبی دلیل نیک پنهان پشت اقدامات است. زمانی می توان یک مدیر را خوش قلب دانست که اقداماتش با همدلی و مراقبت راستین از خواسته ها و احتیاج های ذی نفعان صورت گیرد.

محیط های کار دیروز

در بازنگری و بازسازی محیط های کار، درک شرایط آن ها در گذشته می تواند به یاری آید. کارکنان در گذشته چه احساسی در محیط های کار داشتند و چه جنبه هایی از آن را می توان بهبود بخشید؟ پژوهش ما نشان می دهد که چهار عامل کلیدی در محیط های کار بر تجربیات و احساسات کارکنان اثرگذار هستند: رفاقت، راحتی، کنترل و رفت وآمد.

رفاقت. جای تعجب نیست که افراد شرکت نماینده در نظرسنجی ما اعلام کردند روابط اجتماعی آن ها با همکارانشان نقش مهمی در تجربیات و احساسات آن ها دارند. این یافته با یافته پژوهش های دیگر انطباق دارد: برخورداری از روابط اجتماعی و رفقایی در محل کار (چه برای هدایت دریافت باشد یا فقط برای اوقات استراحت و شوخی) برای افراد مفید است.

راحتی. شرکت نمایندگان در نظرسنجی، چیز های زیادی از ترک محیط های کاری خود از دست ندادند. فقط بخش کوچکی از زیرساخت ها و امکانات فناوری شرکت در خانه آن ها قابل دسترس نبوده است. با این حال، همچنان بسیاری از آن ها دلتنگ عوامل سرگرم نماینده، از جمله خوراکی ها یا کیک های تولد گاه وبیگاه هستند. این سرگرمی های کوچک، باز هم ویژگی روابط اجتماعی را در خود دارد و باعث می گردد که علاوه بر سرگرمی، افراد بتوانند روحیه جمعی خود را افزایش دهند و از حس عضویت در یک تیم بهره مند شوند.

کنترل. برای بسیاری از کارکنان (به ویژه آن ها که کودک خردسال یا هم خانه ای دارند) محیط های کار فضایی آرام تر داشت که می توانستند با کنترل بیشتر و مولفه های حواس پرتی کمتر، روی وظایف کاری خود متمرکز شوند.

رفت وآمد. رفتن به محل کار و بازگشتن از آن، یکی از مهم ترین عوامل اثرگذار بر تجربیات و احساسات کارکنان نسبت به شغلشان است. بعضی از افراد شرکت نماینده در نظرسنجی ما، این ویژگی را مثبت تلقی می کردند و دیگران از آن نفرت داشتند. در حالی که مدیران می توانند ادعا نمایند رفت وآمد ربطی به محیط کار ندارد، کارکنان اغلب بدون ذکر این موضوع به تجربیات و احساسات خود نمی پردازند. از نظر آن ها شرایط محیط کار و شرایط رفت وآمد کاملا به هم وابسته است. اگر آن ها لازم نباشد به محل کار خود بروند، رفت وآمدی در کار نخواهد بود.

دورکاری و شرایط کنونی

همه گیری یک باره و بی سابقه کرونا باعث شد بسیاری از محیط های کار تعطیل شده و کارکنان مجبور به دورکاری شوند. با شرایط جدید که همراه با مقررات دولتی مختلفی بود، علاوه بر شرکت ها، کارکنان هم باید خود را با شرایط کاری جدید انطباق می دادند. آن ها مجبور شدند به بازنگری و بازطراحی شیوه انجام وظایف کاری خود بپردازند و دورکاری و کار در محیط های مجازی را بپذیرند.

کارکنان نشان دادند که نه تنها بسیار انعطاف پذیر هستند، بلکه با خلاقیت خود باعث نتیجه دادن این تغییر و تحولات شدند. بسیاری از آن ها میزناهارخوری را تبدیل به میز کار جدید خود کردند و گاهی برای پاسخ دادن به تماس های تصویری کاری از پارکینگ و انباری خانه بهره بردند تا سکوت و تمرکز حواس بیشتری داشته باشند.

آن ها نه تنها احتیاج به رویه های کاری جدیدی داشتند بلکه عادت ها و سبک زندگی جدیدی هم باید ایجاد می کردند. برای بسیاری از افراد، تغییر اجباری محیط کار، نه تن ها فرصتی برای بازنگری در رویه های کار بود، بلکه آن ها را نسبت به سبک زندگی، عادت ها و اقدامات روزمره شان هم مطلع تر کرد. بعضی از پاسخ دهندگان ما عنوان نمودند که راه هایی برای استفاده از عادت های قدیمی خود (پیاده روی تا محل کار) در قالب های جدید (یک پیاده روی صبحگاهی) پیدا نموده اند.

مشارکت کارکنان همچنان وجود دارد، اما شکل آن تغییر نموده است. کارکنان ما، انسان هستند و احتیاجی غریزی به ارتباط با دیگران دارند. باز هم انعطاف پذیری و خلاقیت باعث شد که آن ها بتوانند راه حل هایی برای رابطه با همکاران ایجاد نمایند (گاه با همکاران جدید و گاه با همکاران قدیمی). آنطور که یکی از شرکت نمایندگان در نظرسنجی ما عنوان نمود، فقدان تعاملات چهره به چهره با همکاران در محل کار را با تقویت روابط با هم تیمی های پراکنده شده در نقاط جغرافیایی مختلف جبران نموده است.

انگیزه های بازگشت به محیط کار

براساس پژوهش کنونی، کمتر از یک سوم (32 درصد) از کارکنان عنوان نموده اند به احتمال زیاد پس از بازگشایی محل های کار، بازخواهند گشت. براساس این آمار، از افراد پرسیدیم چه عواملی باعث می گردد تصمیم به بازگشت بگیرند.

درحالی که شاغلان حاضر در نظرسنجی ما اعتقاد داشتند، شرکت هایشان مراقب سلامت آن ها است، باز هم چند عامل کلیدی در تصمیمشان نقش داشت: شرایط واکسیناسیون، بهداشت محل کار (از جمله تمهیدات ضدعفونی، خدمات نظافت و سیستم های مکانیکی) و حمل ونقل (چه داخل شرکت و چه رفت وآمد های بیرون از شرکت). درحالی که نگرانی غالب، شرایط ایمنی و سلامت در محیط کار است، افراد انگیزه ها و نگرانی های متفاوتی در ترک محل کار کنونی خود و بازگشت و محل کار قدیمی شان دارند؛ به ویژه آنکه بسیاری از آن ها به شیوه های کنونی کار خود عادت نموده اند و ممکن است آن را به کار حضوری ترجیح دهند.

واکسیناسیون. بعضی از کارکنان (به ویژه کسانی که با اعضایی مسن یا آسیب پذیر در خانواده شان زندگی می نمایند) واکسیناسیون را یکی از مهم ترین عواملی دانستند که می تواند خیال آن ها را برای بازگشت به محل کارشان آسوده سازد. در همین حال، بعضی از کارکنان جوان تر که شرایط زندگی گروه نخست را نداشتند، حتی به مساله واکسیناسیون اشاره نکردند.

بهداشت و تهویه. از نظر شرکت نمایندگان در نظرسنجی یک محیط کار ایمن و بهداشتی، علاوه بر نظافت باید (به طور مرتب) ضدعفونی شده و تهویه مناسبی هم داشته باشد. این نظر، یافته های پیشین ما در خصوص ملاحظات و اقدامات بهداشتی در محیط کار را تایید می نماید. دو عامل اصلی در این زمینه، نظافت تجهیزات و فضای مشترک با کارکنان خدماتی (64 درصد از پاسخ دهندگان) و اسپری و ضدعفونی کردن فضای مشترک کارکنان (60 درصد از پاسخ دهندگان) است.

رفت وآمد. جای تعجب نیست که رفت وآمد مطمئن به محل کار یکی از مهم ترین نگرانی های افراد است؛ به ویژه برای کسانی که در شهر های عظیم زندگی می نمایند و متکی به حمل ونقل عمومی هستند. در حقیقت، بیش از یک سوم (34 درصد) از شاغلان شرکت نماینده در نظرسنجی ما اعلام کردند پس از بازگشایی محل های کار، راه های جدیدی برای رفت وآمد پیدا خواهند کرد.

حمل ونقل در محیط کار نیز از دیگر دغدغه های کارکنان بود. به عنوان مثال، با توجه به حضور کارکنان در یک مکان، آسانسور ها با چه ظرفیتی اجازه کار خواهند داشت؟ راهرو ها و راه پله ها چطور؟ پژوهش ما نشان می دهد 60 درصد از شهروندان آمریکا اعتقادی به رعایت فاصله گذاری اجتماعی ندارند. باید اثر چنین تفکری را در بهداشت محیط کار آنالیز کرد.

گرایش های فردی. در حالی که نگرانی هایی کلی درباره شرایط بهداشت و شیوه فعالیت شرکت ها پس از بازگشایی وجود دارد، میزان نگرانی های افراد متفاوت است. بعضی به شدت نگران سلامت خود هستند و روابط اجتماعی شان را محدود ساخته اند. بعضی عمل گرا هستند و روابط اجتماعی خود را با ملاحظاتی حفظ می نمایند و بعضی به طور کامل به سیاست های دولت و شرکت اعتماد دارند.

سبک زندگی نیز از دیگر تفاوت های فردی کارکنان است. درحالی که بازگشایی شرکت ها برای بعضی از کارکنان فرصتی برای فرار از آشوب و دردسر های کار از خانه است، بعضی از کارکنان سبک زندگی و محیط خانه شان شرایط راحت تری دارد. به این دلیل، شرکت ها مثل گذشته در فراهم سازی محیط کار مناسب با یکدیگر رقابت ندارند و باید محیطی بهتر از خانه برای کارکنانشان فراهم سازند. در هر صورت، مدیران باید خوش قلبی خود را به هر دو دسته کارکنان اثبات نمایند و نشان دهند که به دنبال حل چالش های سبک کاری موجود هستند. یافته ها نشان می دهد اگر مدیران قصد و نیت انسانی خود را اثبات نمایند، کارکنان 6/ 1 برابر فراتر از انتظارات عمل خواهند کرد و 5/ 1 برابر مسوولیت های بیشتری خواهند پذیرفت.

استراتژی هایی برای اعتمادسازی

با توجه به تفکرات و چالش های متفاوتی که کارکنان دارند، شرکت ها و مدیرانشان چگونه می توانند فضایی از اعتماد برای بازگشت به محل های کار و تامین احتیاج های همه افراد فراهم سازند؟

خوش قولی. در حالی که بسیاری از شرایط خارج از کنترل شرکت ها است، باز هم مدیران می توانند بر شرایط بسیاری از موارد کنترل داشته باشند (مانند بهداشت محیط، احترام به احتیاج ها و نگرانی های کارکنان، شفافیت ارتباطات و تعهد به وعده ها). خوش قولی یکی از مهم ترین عوامل ایجاد اعتماد است و مدیران و شرکت ها باید در حوزه های تحت کنترل خود این خوش قولی را نشان دهند. کسب اعتماد به وسیله خوش قولی و حمایت از قابلیت های افراد می تواند اثر مثبتی بر رفتار کارکنان داشته باشد.

در صورتی که کارکنان، مدیر خود را خوش قول و شایسته بدانند، 4/ 2 برابر احتمال بیشتری دارد که به موقع بر سر کار حاضر شده و 9/ 1 برابر احتمال بیشتری دارد که اندکی از مواضع خود عقب نشینی نمایند. یکی از راه های نمایش خوش قلبی و شایستگی، عمل به دستورات و مقررات نهاد های دولتی مورد اعتماد در ارتباط با کارکنان، مشتریان و شرکا است.

مراقبت و ملاحظه. علاوه بر خوش قولی و نشان دادن شایستگی، مراقبت و ملاحظه شرایط کارکنان از دیگر عوامل اثرگذار بر ایجاد اعتماد است. شرکت ها و مدیران باید نشان دهند که مراقب و نگران شرایط سلامتی کارکنان خود هستند. یافته ها نشان می دهد کارکنان در صورت رفتار انسانی و شفاف مدیران خود رضایت شغلی 7/ 1 برابری از حقوق و مزایایشان خواهند داشت. برای نشان دادن میزان اهمیت کارکنان و خوش نیتی، باید علاوه بر برنامه های ایمنی و بهداشت، همدلی را در دستور کار قرار داد. شرکت ها و مدیرانشان باید نشان دهند که شرایط و نگرانی های کارکنان را در بازگشایی درک می نمایند و به دنبال راحت کردن این تغییر برای آن ها هستند.

وبلاگ باتسک: باتسک: دارالترجمه آنلاین، مترجم متن هوشمند